Attendance

HELPFUL HINTS:

• Keep a copy of the school calendar for A and B school days.
• Keep a copy of your child’s schedule.
• Please make every attempt to schedule appointments after school and/or during school vacations.

ATTENDANCE OFFICE CONTACT INFORMATION:
Telephone: 925-634-0037, ext. 6006
From the main menu press 6006, and as soon as you hear the recording:
Please leave your name, student name, phone number, date, and reason for absence.

Email or text to: hhsattendance@luhsd.net

ABSENCE CODES:
UPB – Personal business
V - School activity
F – Field trip/Sporting event
X – Doctor's appointment or ill (mental health)
O – Truancy
M – Medical tardy
E – Funeral or court
T - Tardy

CLEARING ABSENCES:
Parent/Guardian has 72 hours to clear an absence. After the 72-hour absence window, an uncleared absence will roll over as a truancy.

ABSENCES REFLECT STUDENT SITUATION, NOT FAMILY:
Example: If a family member is in the hospital, the absence is marked as UPB, and we make a note of the student’s attendance, so that the teachers are aware of the situation.

STUDENTS LEAVING CAMPUS - PROCEDURE:

When a student needs to leave campus during the school day, they MUST have a town pass to leave campus. ALL town passes must be called or e-mailed PRIOR to students leaving campus. Students must check out with the Attendance Office or have a town pass in hand when leaving campus.

 To get your child out of school for an appointment, personal business, or illness, please call the school the night before or at least 2-hours ahead of the appointment, to help ensure the town pass is sent to your child in a timely manner. On three-day weekends, holidays, Friday before a dance, rally days or finals, please keep in mind that our call and e-mail volume is high. We know emergencies occur, but please do your best to keep your students in class for the duration of the school day. Students need to attend at least two class periods (half-day) to be able to attend school events that day (including sporting events, dances, etc.)

When requesting your student during their P.E. class, please be advised that it will take longer for your child to be excused from class. The class must be located, and the student must gain access to the locker room to change and to retrieve personal items.

TOWN PASSES DURING FINAL EXAMS:

Parents should call the night before or early in the morning. Students will need to pick up town passes before school or during the passing period between classes at the attendance office. Town passes are not delivered to classrooms during final exams. Students are required to check out with attendance, if they have not received a town pass.

CONSEJOS UTILES:

• Guarde una copia del calendario escolar para los días escolares A y B.
• Guarde una copia del horario de su hijo.
• Por favor, haga todo lo posible para programar citas después de la escuela y/o durante las vacaciones escolares.

CONTACTO DE LA OFICINA DE ASISTENCIA:
Teléfono: 925-634-0037, ext. 6006
Desde el menú principal presione 6006, y tan pronto como escuche la grabación:
Deje su nombre, nombre del estudiante, número de teléfono, fecha y motivo de la ausencia.
Envíe un correo electrónico o mensaje de texto a: hhsattendance@luhsd.net

CODIGOS DE AUSENCIA:
UPB – Asunto Personal
V - Actividad escolar
F – Excursión/evento deportivo
X – Cita médica o enfermedad (salud mental)
O – Ausencia injustificada
M – Tardanza médica
E – Funeral o corte
T - Tardanza

JUSTIFICAR AUSENCIAS:
El padre/tutor tiene 72 horas para justificar una ausencia. Después de 72 horas, una ausencia no justificada pasará a ser una ausencia injustificada.

LAS AUSENCIAS REFLEJAN LA SITUACION DEL ESTUDIANTE, NO LA FAMILIA:
Ejemplo: Si un familiar está en el hospital, la ausencia se registra como UPB, y tomamos nota de la asistencia del estudiante para que los maestros estén al tanto de la situación.

ESTUDIANTES SALIENDO DEL CAMPUS – PROCEDIMIENTO:
Cuando un estudiante necesita salir del campus durante el día escolar, DEBE tener un pase de salida para salir del campus. TODOS los pases de salida deben pedirse llamando o enviando un correo electrónico ANTES de que los estudiantes abandonen el campus. Los estudiantes deben pasar por la oficina de asistencia o tener un pase de salida en la mano al salir del campus.

Para sacar a su hijo de la escuela debido a una cita, un asunto personal o una enfermedad, llame a la escuela la noche anterior o al menos 2 horas antes de la cita para garantizar que el pase de salida se envíe a su hijo de manera oportuna. Los fines de semana de puente, días feriados, los viernes antes de un baile, días de rally o exámenes finales, tenga en cuenta que nuestro volumen de llamadas y correos electrónicos es alto. Sabemos que ocurren emergencias, pero haga todo lo posible para mantener a sus estudiantes en clase durante la jornada escolar. Los estudiantes deben asistir al menos dos períodos de clase (medio día) para poder asistir a eventos escolares ese mismo día (incluyendo eventos deportivos, bailes, etc.).

Al solicitar a su estudiante durante educación física, tenga en cuenta que su hijo tardará en salir de la clase. La clase debe ubicarse y el estudiante debe obtener acceso al vestuario para cambiarse y recoger artículos personales.

PASES DE SALIDA - EXAMENES FINALES:
Los padres deben llamar la noche anterior o temprano en la mañana. Los estudiantes deberán recoger los pases de la ciudad antes de la escuela o durante el período de transición entre clases en la oficina de asistencia. Los pases de salida no se entregan a los salones durante los exámenes finales. Los estudiantes deben registrarse en la oficina de asistencia, si no han recibido un pase de salida.